Înțelegerea domeniului de aplicare al creanțelor
Scopul general al gestionării conturilor de încasări este obținerea celei mai scurte perioade de colectare posibile. Conturile de creanțe, cunoscute și sub numele de conturi de pacienți, se referă la veniturile generate, dar care nu au fost încă încasate. Pentru a asigura fluxul de numerar este suficient pentru o gestionare eficientă, biroul medical are responsabilitatea de a-și maximiza potențialul de venituri.
Contabilitatea creanțelor (AR) implică aproape toate domeniile din cabinetul medical.
Gestionarea cu succes a conturilor de încasări necesită o înțelegere deplină a modului în care fiecare zonă sau departament se referă la și influențează ciclul veniturilor și perioada de colectare a AR. Să explorăm fiecare din cele opt domenii cheie.
1. Concepte juridice
Conceptele juridice includ înțelegerea și respectarea reglementărilor de stat și federale. Domeniul care a fost întotdeauna cel mai preocupat este frauda și abuzul, în special în ceea ce privește Medicare, Medicaid și alte programe finanțate federal.
Frauda se referă la creanțele medicale intenționate și cu bună știință în încercarea de a frauda orice program finanțat federal pentru bani. Cele mai frecvente forme de fraudă și abuz includ facturarea pentru echipamentele care nu au fost furnizate, facturarea pentru serviciile care nu au fost efectuate niciodată, taxele de tip upcoding pentru a beneficia de o rată mai mare de rambursare și taxele de separare.
Biroul inspectorului general (OIG) a proiectat și a emis alerte speciale privind frauda comunității furnizorilor de servicii medicale.
Aceste alerte au avut ca scop publicarea tendințelor naționale de fraudă pentru publicul larg. Este, de asemenea, o modalitate de a oferi informații și conștientizare cu privire la practicile frauduloase din cadrul industriei și pentru a aborda încălcările specifice Legii Medicare și Medicaid Anti-Kickback.
2. Negocierea contractului
Negocierea contractelor presupune dezvoltarea unei relații financiare cu organizațiile de îngrijire gestionate.
Organizațiile administrate de îngrijire reprezintă până la 50% din venitul net al majorității oficiilor medicale.
Negocierea contractelor de îngrijire administrată necesită o cunoaștere completă a procesului de contractare. Acestea includ ratele de rambursare, datele efective și de încetare, reclamațiile privind reclamațiile, condițiile de plată și alte prevederi contractuale.
Fiecare strategie de negociere a contractelor de servicii medicale este unică și se va baza pe diverși factori, dar aceste idei de bază ar trebui ținute în minte:
- Cunoașteți piața: Știți ce procent din piața dvs. are Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare sau neasigurate? Un sondaj de piață oferă informații valoroase necesare tuturor negocierilor contractuale.
- Fii realist: înțelegerea mediului de îngrijire gestionată, inclusiv diferitele metode de plată vă va oferi o bază de informații necesare pentru a lua o abordare realistă în negociere.
- Închirierea unui consultant: Multe organizații se bazează pe servicii de consultanță pentru a asigura negocierea contractelor de îngrijire gestionate datorită naturii complexe a contractelor și a aspectelor juridice implicate.
Consultantul juridic trebuie să fie consultat cu privire la toate problemele contractuale atunci când există expuneri considerabile și diferite față de organizații sau când problemele contractuale depășesc sfera de competență a conducerii cabinetului medical.
3. Conformitate
Elaborarea unui program de conformitate presupune stabilirea unui manual scris care descrie politica de conformitate și Codul de conduită al Biroului Medical. Majoritatea politicilor de conformitate ale oficiilor medicale includ atât concepte etice, cât și juridice. OIG (Oficiul Inspectorului General) oferă aceste șapte componente care oferă o bază solidă pentru un program de conformitate cu birourile medicale.
- Efectuarea de monitorizare și audit intern;
- Implementarea standardelor de conformitate și de practică;
- Desemnarea unui agent de conformitate sau a unui contact;
- Desfășurarea instruirii și educației adecvate;
- Să răspundă în mod corespunzător la infracțiunile detectate și să dezvolte acțiuni corective;
- Dezvoltarea liniilor deschise de comunicare; și
- Punerea în aplicare a standardelor disciplinare prin intermediul unor orientări bine publicate.
4. Drepturile pacientului
Biroul de Management al Personalului al SUA identifică trei obiective majore pentru dezvoltarea și utilizarea drepturilor pacientului.
- În primul rând, consolidarea încrederii consumatorilor prin asigurarea faptului că sistemul de sănătate este corect și receptiv la nevoile consumatorilor oferă consumatorilor mecanisme credibile și eficiente pentru a-și rezolva problemele și încurajează consumatorii să își asume un rol activ în îmbunătățirea și asigurarea sănătății lor.
- În al doilea rând, să reafirme importanța unei relații puternice între pacienți și personalul medical.
- În al treilea rând, să reafirme rolul esențial pe care îl joacă consumatorii în protejarea propriilor sănătăți, stabilind atât drepturi și responsabilități pentru toți participanții la îmbunătățirea stării de sănătate.
Există opt domenii cheie legate de drepturile pacienților în cadrul cabinetului medical.
- Informațiile pacientului: pacienții au dreptul la informații exacte și ușor de înțeles despre planul lor de sănătate, despre personalul medical și despre instituțiile medicale.
- Alegerea furnizorilor: pacienții au dreptul să aleagă furnizorii de servicii medicale atunci când au nevoie.
- Accesul la serviciile de urgență : pacienții au dreptul la un tratament medical de urgență, indiferent de capacitatea lor de a plăti.
- Consimțământul informat: pacienții trebuie să accepte tratamentul medical doar dacă au suficiente informații despre diagnosticul lor și toate opțiunile de tratament disponibile în termeni pe care îi pot înțelege.
- Respectarea și nediscriminarea: pacienții au dreptul să aibă grijă, îngrijire respectuoasă de la toți profesioniștii din domeniul sănătății și să nu fie discriminați în furnizarea de servicii.
- Confidențialitatea: pacienții au dreptul la comunicare privată și la protejarea confidențialității informațiilor lor identificabile individual.
- Reclamații și căi de atac: pacienții au dreptul la o soluționare echitabilă și eficientă a oricărei plângeri făcute la cabinetul medical.
- Responsabilitățile pacientului: pacienții au o serie de responsabilități față de biroul medical, inclusiv participarea activă la planul lor de tratament, rezolvarea în timp util a obligației financiare și interacțiunea cu întregul personal.
5. Accesul pacientului
Succesul biroului dvs. medical se bazează în mare măsură pe performanța serviciilor de acces la pacient (sau a personalului din front-end). Ciclul unui cont pacient are la origine intrarea inițială a informațiilor demografice ale pacientului. Construirea unei echipe de acces dinamită a pacientului este un pas crucial spre îmbunătățirea eforturilor de facturare și colectare și prin sporirea performanței ciclului veniturilor.
Motivele tipice pentru care cele mai multe echipe de servicii de acces la pacienți au o rată scăzută de performanță sunt lipsa resurselor adecvate, instruirea necorespunzătoare și nivelul insuficient de personal. Din fericire, acestea pot fi rezolvate rapid și fără cheltuieli enorme.
6. Capturarea încărcării
Importanța capturării taxelor ar trebui exprimată tuturor departamentelor. Personalul clinic trebuie să fie conștient de responsabilitatea față de conturile de încasat prin documentația exactă și capturarea tarifelor.
Încărcarea încărcării include legătura corespunzătoare a codurilor medicale cu serviciile și procedurile furnizate în timpul vizitei pacientului. Fiecare zonă clinică joacă un rol important în actualizarea codării și corectitudinea facturării. Există un număr mare de domenii care contribuie la taxarea capturilor, incluzând, dar fără a se limita la:
- Îngrijire ambulatorie
- Managementul cazurilor
- Critical Care
- Laborator
- Maternitate
- Unitate medico-chirurgicală
- Sănătate mentală
- Medicina nucleara
- Managementul durerii
- de pediatrie
- Farmaceutic
- Fizioterapie
- Radiologie
- Grija de rana
7. Managementul informațiilor în domeniul sănătății
Gestionarea informațiilor despre sănătate este procesul de menținere, stocare și recuperare a informațiilor privind sănătatea pacientului în conformitate cu cerințele aplicabile ale agențiilor federale, de stat și de acreditare. Există zece responsabilități în cadrul gestionării informațiilor privind sănătatea.
- Codificarea medicală
- Transcriere medicală
- Necesitatea medicală
- Sprijinul personalului medical
- Adunarea dosarelor medicale
- Menținerea înregistrărilor medicale
- Depunerea și recuperarea
- Confidențialitate și securitate
- Eliberarea informațiilor
- Menținerea confidențialității
8. Servicii financiare pentru pacienți
Serviciile financiare pentru pacienți sunt în cele din urmă responsabile pentru facturarea și colectarea corectă și în timp util a creanțelor contabile în cabinetul medical.
Procesul medical de facturare necesită o cunoaștere completă a plătitorilor de asigurare și a legilor și reglementărilor din industria de asistență medicală. Birourile medicale de la birou sunt responsabile pentru depunerea în timp util a revendicărilor medicale tehnice sau profesionale către companiile de asigurări, inclusiv birouri de medic, spitale, case de îngrijire medicală sau alte unități de asistență medicală.
Colectarea eficientă a rezultatelor de urmărire în rezolvarea rapidă a afirmațiilor dvs. din cabinetul medical. Revendicările ulterioare trebuie să înceapă cât mai repede cu 7 până la 10 zile după ce cererea dvs. a fost trimisă pentru plată. Eforturile imediate de a obține despăgubiri vor reduce nu numai zilele de plată a conturilor dvs., ci și creșterea fluxului de numerar.
Organizarea adecvată a personalului, cu o pregătire corespunzătoare a colecțiilor, va oferi rezultatul dorit în faza de colectare a ciclului veniturilor. Personalul din cadrul personalului medical ar trebui să fie conștient de pașii fundamentali necesari pentru o urmărire eficientă a creanțelor de asigurare.
Colaborarea și cooperarea celor opt domenii sunt componente integrate ale succesului managementului conturilor de încasat. Deși există bariere neașteptate care pot influența perioada de colectare a AR, este rolul conducerii de a identifica și adapta aceste bariere la succesul organizației.