Comunicațiile electronice devin din ce în ce mai populare în aceste zile decât apelurile telefonice, mesajele "melc" și, chiar în unele cazuri, întâlnirile față în față. În orice situație profesională, inclusiv cabinetul medical, este important să se ia în considerare mai multe lucruri atunci când se trimite e-mailuri către colegi, pacienți, medici, spitale, vânzători sau alți profesioniști.
Oamenii petrec o mare parte din deschiderea zilei și citirea e-mailurilor.
Timpul valabil nu trebuie să fie irosit pe e-mailurile ineficiente și neimportante. Același profesionalism pe care îl veți folosi la telefon, corespondență prin poștă sau față în față ar trebui, de asemenea, să fie exprimat într-un e-mail. Întotdeauna amintiți-vă că un e-mail este o formă de comunicare și modul în care receptorul interpretează mesajul este singurul lucru care contează.
Înainte de a crea și a trimite un e-mail, întrebați-vă câteva întrebări.
- Emailul este cea mai bună formă de comunicare pentru informațiile pe care le trimit?
- Este profesional?
- Este compatibil HIPAA?
- Reprezintă cu exactitate mine și cabinetul medical?
Eticheta de e-mail a Regulamentului # 1
Gândiți-vă la conținutul mesajului înainte de a apăsa TRIMITE . Asigurați-vă că e-mailul este forma adecvată de comunicare pentru mesajul dvs. în loc de un apel telefonic sau o întâlnire. Rețineți că conținutul ar trebui să reflecte imaginea și nivelul de profesionalism așteptat de la Biroul Medical.
Nu trimiteți, nu transmiteți și nu răspundeți la niciun e-mail care conține obscenitate, ofensivitate, calomnie, defăimare, rasism sau sex. Sancțiunile pot fi grave pentru dvs. și pentru Biroul Medical.
Reguli de e-mail pentru e-mail # 2
Folosiți gramatică, punctuație și ortografie adecvată. Din nou, mesajul dvs. este o reflectare a Oficiului medical.
De asemenea, asigurați-vă că păstrați mesajul concis și folosiți aspectul adecvat pentru mesajul dvs., ceea ce face mai ușor de citit. Corectați-vă e-mailul înainte de a lovi TRIMITE .
Nu utilizați TOATE CAPS-urile deoarece acest lucru este considerat țipând sau țipând în lumea online. Utilizați caractere aldine sau cursive pentru a evidenția un cuvânt sau o expresie. De asemenea, evitați utilizarea fonturilor extraordinare sau ciudate, deoarece acest lucru face ca e-mailul dvs. să fie mai greu de citit.
Eticheta e-mail a Regulamentului # 3
Asigurați-vă că e-mailul este trimis către destinatarii corespunzători. Informațiile dintr-un Birou medical, în special legate de informațiile despre pacienți, ar trebui să fie împărtășite doar pe baza necesității de a cunoaște. De asemenea, considerați că persoanele pot considera informații care nu sunt relevante pentru ele ca "junk mail".
Nu discutați informații personale și confidențiale sau nu atașați fișierele pacientului într-un e-mail. Utilizați numere de conturi pacient sau numere de înregistrare medicale pentru a sfătui pe cineva să revizuiască contul. Informațiile dvs. trebuie menționate acolo.
Eticheta de e-mail a Regulamentului # 4
Răspundeți la e-mailurile profesionale în decurs de 24 de ore, dacă este posibil. Dacă acest lucru nu vă oferă suficient timp, cel puțin răspundeți pentru a spune că ați primit e-mailul și veți reveni la ele cât mai curând posibil.
Nu răspundeți la spam sau la cererile de abonare / dezabonare.
Acest lucru va genera doar mai multe spam-uri care vă vor inunda e-mailurile de afaceri.
Reguli de e-mail pentru e-mail # 5
Nu țineți emoțiile din e-mailuri. Fii politicos și profesionist. Cunoașteți cine vă poate fi informat, după ce a trecut suficient timp pentru a construi acel tip de relație.
Nu spuneți nimic într-un e-mail pe care să-l regretați mai târziu. Aveți grijă atunci când trimiteți sau răspundeți la un e-mail în furie. Nu faceți niciodată comentarii personale despre o altă persoană, faceți comentarii care ar ofensa pe cineva sau să spună ceva ce nu ați spus personal.
Reguli de e-mail pentru e-mail # 6
Păstrați umorul, glumele și ironia la minim. Intențiile sunt adesea "pierdute în traducere" în e-mailuri și este posibil ca oamenii să nu primească întotdeauna gluma.
Gândiți-vă la aceasta din perspectiva destinatarului.
Nu trimiteți, nu transmiteți sau nu răspundeți la scrisori de lanț. Este un comportament neprofesionist și unii oameni văd acest lucru ca un junk mail. Rețineți că orice conținut pe care îl trimiteți ar trebui să reflecte imaginea și nivelul de profesionalism așteptat de la cabinetul dvs. medical.