Personalul de la recepție este de obicei primul contact pe care pacientul îl are cu biroul dvs. Ele nu răspund numai la telefon sau la pacienții de salut. De asemenea, aceștia sunt responsabili de programarea programărilor și de obținerea informațiilor demografice pacientului. Ei trebuie să poată ține pasul cu ritmul rapid al unui cabinet medical și să acorde o mare atenție detaliilor. Iată 8 responsabilități ale personalului de la recepție.
1 -
Salută și salută ...O persoană de la recepție salută și salută toți pacienții și vizitatorii, în persoană sau peste telefoane. După cum știe toată lumea, primele impresii sunt de durată. Primele impresii pe care clienții dvs. le primesc despre practica medicală sunt adesea de la personalul dvs. de la birou, ceea ce le face cruciale pentru succesul organizației dvs. Furnizarea de îngrijire de înaltă calitate și servicii excelente pentru clienți vor preveni pierderea veniturilor pentru cabinetul medical din cauza unui nivel ridicat de satisfacție a pacientului.
2 -
Raspunde la telefon…menținând în același timp o manieră politicoasă și consecventă a telefonului utilizând o etichetă telefonică adecvată. A avea bune maniere de telefon este o sarcină simplă. A avea bune maniere de telefon înseamnă pur și simplu să fii profesionist și să îi tratezi pe ceilalți în modul în care vrei să fii tratat dacă ai fi apelat. Este important ca personalul dvs. din cabinetele medicale să ofere în mod constant un mod politicos și consistent. Când pacientul sună, modul în care personalul din fața biroului se ocupă de apelul telefonic determină modul în care aparatul dvs. este perceput.
3 -
Păstrează zona de recepție ...curat și organizat. Menținerea cabinetului medical curat nu este doar modul în care arată. Un cabinet medical curat este esențial pentru a menține angajații și pacienții în siguranță și sănătoși. Menținerea cabinetului medical fără germeni este mai mult decât ceea ce este la suprafață; este vorba de a avea un mediu sănătos și steril pentru a preveni bolile infecțioase.
4 -
Înregistrează pacienții noi ...și actualizează datele demografice existente ale pacienților prin colectarea de informații pacientului detaliate despre pacient, inclusiv informații personale și financiare. Ciclul contului pacientului provine din intrarea inițială a informațiilor demografice ale pacientului, care include datele demografice ale pacienților și informațiile privind asigurările. Informațiile nevalide pot întârzia plata.
5 -
Facilitează fluxul pacientului ...prin notificarea furnizorului de sosire a pacienților, conștientizarea întârzierilor și comunicarea cu pacienții și personalul clinic. Dacă pacienții din cabinetul medical nu sunt mulțumiți de întregul proces, ei nu se pot întoarce. Furnizarea de îngrijire de înaltă calitate și servicii excelente pentru clienți vor preveni pierderea veniturilor pentru cabinetul medical din cauza unui nivel ridicat de satisfacție a pacientului. Pacienții vor continua probabil să se întoarcă, atâta timp cât sunt mulțumiți de întregul proces.
6 -
Răspunde la…pacienții, pacienții potențiali și anchetele vizitatorilor într-o manieră curtenitoare. O tehnică numită "ascultare activă" este un instrument util pentru a asigura că înțelegerea este completă. În această tehnică, ascultătorul va reformula informațiile pe care le-au auzit în propriile cuvinte. Dacă aceste informații sunt corecte, schimbul este complet, dacă nu expeditorul informațiilor poate corecta orice neînțelegere în acest moment. Acest schimb durează doar puțin mai mult și este un instrument eficient de a crea responsabilitate, deoarece toți cei implicați în schimb cunosc că așteptările erau clare și înțelese.
7 -
Păstrează consumabile medicale de birou ...stocate în mod adecvat prin anticiparea nevoilor de inventar, plasarea comenzilor și monitorizarea echipamentelor de birou.
8 -
Protejează confidențialitatea pacientului ...asigurându-vă că informațiile protejate de sănătate sunt asigurate prin faptul că nu părăsiți PHI pe site-ul simplu și vă deconectați de pe computer înainte de a lăsa-l nesupravegheat. Menținerea confidențialității pacienților nu numai că îi face pe pacienți să se simtă în siguranță în ceea ce privește tratamentul la unitatea medicală, ci și legea. Orice organizație care accesează informațiile referitoare la sănătatea pacientului este considerată o entitate acoperită și este obligată prin lege să respecte prevederile HIPAA sau să se confrunte cu sancțiuni civile și / sau penale. Este imperativ ca înregistrările medicale să rămână confidențiale și nu pot fi accesate de persoane care nu au autorizație corespunzătoare. Dezvăluirile făcute cu privire la informațiile de sănătate protejate de pacient (PHI) fără autorizarea acestora sunt considerate a fi o încălcare a regulii de confidențialitate.