Planificarea unui birou sau a unei organizații medicale
Este nevoie de mult timp și multă planificare atunci când se pune în aplicare procesul de selectare și de achiziționare a unui sistem informatic (IS) într-o organizație de asistență medicală. Acest proces poate varia de la o organizație la alta, dar rămâne încă foarte important pentru succesul organizației.
Personalul medical trebuie să fie informat cu privire la detalii înainte de începerea procesului de achiziționare a unui sistem informatic, modul în care obiectivele organizației determină procesul de selecție și rolul fiecăruia dintre părțile interesate ale organizației în procesul de selecție și achiziție.
Externi sau tehnicieni în domeniul IT
Una dintre primele decizii este să alegeți între externalizarea IS și / sau să aduceți tehnicieni în tehnologia informației (IT) pentru a lucra în cadrul facilității.
În primul rând, organizația care se gândește trebuie să întrebe: "Ce cheltuieli suntem dispuși să cheltuim pentru implementarea acestui nou proces și care sunt beneficiile fiecărei alegeri, outsourcing sau in-house?" Răspunsurile de la aceste două întrebări vor ajuta organizarea în direcția corectă de implementare a unui nou sistem informatic.
În al doilea rând, obiectivele ar trebui stabilite în funcție de ceea ce este dorit și necesar din acest nou sistem informatic. Lista trebuie să includă obiectivele angajaților în mod individual și în ansamblu, obiectivele biroului frontal, obiectivele biroului back-office, toți medicii participanți și obiectivele necesare pentru a obține satisfacția pacienților. Aceste obiective vor stabili tonul pentru modul în care organizația va conduce procesul de selecție a sistemului de informații.
Obiectivele stabilite în cadrul organizației vor conduce procesul de selecție a implementării unui nou sistem informatic în mai multe moduri. Fiecare organizație funcționează diferit unul de celălalt. Aceasta ar putea include faptul că aveți mai multe sau mai puține nevoi, având un număr mai mare sau mai mic de pacienți, necesită formate diferite de sisteme și / sau să lucrați cu unul sau mai multe servere.
Acești factori pentru alegerea și implementarea unui sistem de informare în domeniul sănătății vor juca un rol în procesul decizional de implementare a unui nou sistem informatic.
Cine va folosi sistemul informatic?
Organizația în cauză trebuie să decidă cine va folosi fiecare sistem și ce cerințe vor avea nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile în calitate de angajat și pentru a-și satisface pacienții în același timp. Se poate observa că atunci când alegeți să implementați un sistem informatic într-o unitate de asistență medicală, există mulți factori care trebuie luați în considerare. De exemplu: angajații, pacienții sau oricine altcineva care poate fi afiliat la organizație. Înainte de a lua orice decizie bazată pe un nou sistem de informații, se asigură că obiectivele au fost stabilite și înțelese clar de către toate părțile implicate. Acest lucru va reduce orice neînțelegere în viitor.
Un alt factor important care trebuie luat în considerare atunci când se ia această decizie este formarea angajaților, costul de instruire a acestor angajați și capacitatea angajaților de a învăța cum să utilizeze noul sistem informatic implementat.
Conformitatea HIPAA pentru sistemele informatice medicale
Nu în ultimul rând, asigurați-vă că cabinetul medical este compatibil cu HIPAA. Cu utilizarea sporită a tehnologiei informației în domeniul sănătății, cabinetul medical trebuie să continue să găsească modalități de a menține securitatea informațiilor de sănătate protejate (PHI) ale pacienților pe care îi servește.
Securitatea HIPAA se referă la stabilirea garanțiilor pentru PHI în orice format electronic. Aceasta include orice informație utilizată, stocată sau transmisă electronic. Orice facilitate definită de HIPAA ca entitate acoperită are responsabilitatea de a asigura confidențialitatea și securitatea informațiilor pacientului, precum și de a păstra confidențialitatea PHI.
Este imperativ ca înregistrările medicale să rămână confidențiale și nu pot fi accesate de persoane care nu au autorizație corespunzătoare. Dezvăluirile făcute cu privire la informațiile de sănătate protejate de pacient (PHI) fără autorizarea acestora sunt considerate a fi o încălcare a regulii de confidențialitate.
Toți furnizorii de asistență medicală au responsabilitatea de a-și păstra personalul instruiți și informați cu privire la respectarea normelor HIPAA. Dacă divulgarea intenționată sau accidentală, neautorizată a PHI este considerată o încălcare a HIPAA.