5 funcții importante pentru recepție

Recepția unui cabinet medical poate fi un loc foarte ocupat. Personalul de la recepție este esențial pentru buna funcționare a cabinetului medical. Personalul de la recepție este format, de obicei, din recepționeri și / sau asistenți medicali și, în funcție de mărimea cabinetului medical, o persoană poate fi ambii. Dotările clinice deoparte, recepția este responsabilă pentru cinci sarcini administrative:

1. Salut pacienți
2. Răspunderea și gestionarea telefonului
3. Programarea întâlnirilor
4. Interoficarea comunicării
5. Corespondența externă

1 -

Salut Pacienții

Felicitările pacienților nu sunt doar despre ceea ce spui, ci și despre modul în care interacționezi cu pacienții. Recepția este responsabilă pentru a face pacienții să se simtă bineveniți.

Recepția este prima impresie pe care un pacient o primește atunci când sună sau vizitează practica medicală. Este important ca recepția să ofere servicii excepționale pentru clienți și să fie o reprezentare pozitivă a practicii medicale.

Iată alte modalități de a saluta pacienții:

• Răspunde la telefon, menținând în același timp un mod politicos și consecvent, utilizând o etichetă telefonică adecvată
• Păstrează zona de primire curată și organizată
• Înregistrează pacienți noi și actualizează datele demografice ale pacientului prin colectarea de informații pacientului detaliate despre pacient, inclusiv informații personale și financiare
• Facilitează fluxul pacientului prin notificarea furnizorului de sosire a pacienților, conștientizarea întârzierilor și comunicarea cu pacienții și personalul clinic
• Răspunde pacientului, pacienților potențiali și anchetelor vizitatorilor într-un mod curtenitor

2 -

Gestionează telefonul

În timp ce răspundeți la telefon într-un mod politicos și consecvent este o parte din salutul pacienților, nu este singura datorie a responsabilităților telefonice ale recepției. Recepția are responsabilitatea de a primi toate apelurile primite și, de asemenea, de a plasa apelurile atunci când este necesar.

• Apeluri primite: Apelurile primite constau în apeluri pacient, telemarkete, repetari farmaceutice, alți medici și multe altele. Recepția trebuie să utilizeze eticheta telefonică adecvată atunci când gestionează telefoanele folosind aceste abilități de comunicare: să fie un ascultător activ, să aibă bune maniere de telefon, să solicite ecran, să folosească tact, să pună întrebări și să păstreze confidențialitatea.
• Apeluri de ieșire: Uneori este posibil ca biroul de întâmpinare să poată efectua apeluri de ieșire pentru a discuta o întâlnire cu pacientul, pentru a face întâlniri sau trimiteri în afara postului sau pentru a ordona consumabile. În calitate de reprezentant al cabinetului medical, este la fel de important să folosiți eticheta telefonică adecvată.

3 -

Programarea programărilor

Programarea eficientă este necesară pentru o experiență excelentă a pacientului și pentru un flux neted al pacientului. Majoritatea cabinetelor medicale utilizează programe de programare care fac planificarea programărilor simple și ușoare. Cu toate acestea, recepția trebuie să fie capabilă să completeze anulări sau neprezentări și să devină eficientă în comunicarea modificărilor din program către pacienți și medici.

4 -

Interoficarea comunicării

Recepția biroului medical este ca un centru de comunicare. Majoritatea comunicărilor interoffice au loc prin recepție, mai ales atunci când implică sarcini administrative legate de pacient.

Pentru a comunica în mod eficient informațiile clare și concise este esențială. Indiferent dacă într-o notă, o comunicare scrisă, printr-un e-mail de la birou interior, una pe o singură interacțiune sau într-un set de grup, este important să rămânem la subiect și să nu fugim.

Unele abilități de bază necesare unei comunicări eficiente interoffice includ:

• Eticheta telefonului
• Serviciu clienți
• Programe de bază și Excel
• De gestionare a timpului
• Abilități de organizare

5 -

Comunicarea externă

Comunicarea externă implică comunicarea cu vânzătorii, cu alte practici de medic, cu companiile de asigurări și cu alte întreprinderi. Acest lucru poate necesita efectuarea de apeluri de ieșire, scrierea de scrisori profesionale, trimiterea de faxuri și trimiterea de scrisori prin poștă.

Cunoașterea procedurilor de birou obținute în mod obișnuit dintr-un certificat sau o diplomă de asociat într-un program de afaceri, inclusiv procesele și procedurile administrative, procesarea cererilor, pregătirea diagramelor pacientului și abilitățile de bază ale computerului. Abilitățile administrative de asistent administrativ și capacitatea de a administra echipamentul de birou în mod corespunzător sunt importante pentru succesul biroului de la fața locului.